Văn phòng thông minh: Hành trình chuyển đổi mạnh mẽ tại PVN qua lăng kính “Dòng chảy số”

“Dòng chảy số” phát sóng vào khoảng 17h30 thứ Hai, thứ Ba và thứ Tư hàng tuần trên kênh VTV2. Chương trình có sự tham gia đồng hành của Tập đoàn Công nghiệp – Năng lượng Quốc gia Việt Nam (PVN).

Tại PVN, mỗi năm có hàng nghìn văn bản, báo cáo, quy chế được tiếp nhận, xử lý, phê duyệt và ban hành. Khối lượng lớn, nhiều đầu mối xử lý, quy trình phức tạp và yêu cầu tuân thủ pháp lý khắt khe khiến mô hình “văn phòng giấy” bộc lộ nhiều hạn chế: văn bản dễ thất lạc, luồng xử lý thiếu minh bạch, thời gian luân chuyển kéo dài, thống kê thủ công mất hàng giờ và dễ sai sót. Những vướng mắc này không chỉ làm chậm tiến độ mà còn ảnh hưởng đến tính kỷ luật, hiệu quả điều hành của cả hệ thống.

Trong bối cảnh đó, PVN đã lựa chọn hướng tiếp cận mới: xây dựng một văn phòng thông minh tích hợp đầy đủ công cụ quản lý công việc, xử lý văn bản, phê duyệt điện tử, kết nối phối hợp liên phòng ban và đặc biệt là ứng dụng trí tuệ nhân tạo. Điểm đáng chú ý không phải là việc chuyển tài liệu giấy lên môi trường số, mà là tái cấu trúc toàn bộ quy trình nghiệp vụ theo hướng tối giản thao tác, rút ngắn thời gian xử lý và đảm bảo độ chính xác cao hơn. Khi một văn bản được tiếp nhận, hệ thống tự động phân loại, đăng ký số, phân công người xử lý, nhắc việc theo thời hạn và ghi lại toàn bộ bước xử lý để có thể truy vết bất cứ lúc nào. Người dùng chỉ cần tập trung vào chuyên môn, phần còn lại do hệ thống đảm nhiệm.

Một điểm nổi bật trong hệ sinh thái số của PVN là khả năng tự động hóa luồng phê duyệt. Lãnh đạo có thể xem, duyệt và phản hồi văn bản ngay trên thiết bị di động; chuyên viên nhận thông báo theo thời gian thực; các đơn vị phối hợp thấy rõ nhiệm vụ của mình trong từng giai đoạn. Quy trình trở nên liền mạch, minh bạch, thống nhất, giảm tối đa độ trễ trong phối hợp nội bộ – điều đặc biệt quan trọng đối với một tập đoàn có quy mô lớn và cơ cấu nhiều tầng nấc như PVN.

Bên cạnh đó, việc tích hợp AI hỗ trợ đã mang lại bước chuyển quan trọng cho công tác hành chính. Hệ thống có thể soạn thảo văn bản theo yêu cầu, gợi ý khung nội dung chuẩn, kiểm tra format, tham chiếu điều khoản pháp lý phù hợp, phân tích văn bản hiện hành và đối chiếu với quy định mới. Những công việc từng tiêu tốn hàng giờ, thậm chí hàng tuần, nay được rút ngắn xuống còn vài phút. Đây không phải là thay thế con người, mà là nâng tầm năng lực của họ – giúp chuyên viên PVN dành nhiều thời gian hơn cho phân tích, đánh giá và ra quyết định thay vì bị cuốn vào các thao tác kỹ thuật lặp lại.

Nhiều người lo ngại rằng “văn phòng thông minh” có thể khiến con người phụ thuộc vào công nghệ. Tuy nhiên, chuyên gia trong chương trình khẳng định điều ngược lại: khi các tác vụ lặp lại được tự động hóa, con người mới thực sự có không gian để sáng tạo, suy nghĩ sâu và làm công việc giá trị hơn. Văn phòng thông minh không gạt bỏ con người khỏi quy trình, mà đưa con người lên vị trí cao hơn trong quy trình đó.

Nhìn rộng hơn, xu hướng số hóa toàn bộ quy trình nghiệp vụ – từ văn bản, công việc, phối hợp liên phòng, đến phân tích dữ liệu và báo cáo – sẽ là nền tảng để Việt Nam xây dựng nền hành chính hiện đại. Những mô hình như PVN đang triển khai có thể trở thành hình mẫu tham khảo cho nhiều cơ quan, doanh nghiệp khác trong tương lai gần.

Khép lại chương trình, “Dòng chảy số” gửi đến khán giả thông điệp rằng văn phòng thông minh không chỉ là câu chuyện về máy móc hay phần mềm, mà là câu chuyện của con người trong thời đại mới. Khi công nghệ được khai thác đúng cách, nó giải phóng thời gian, nâng cao tính minh bạch, cải thiện hiệu quả vận hành và trao quyền cho mỗi cá nhân phát huy năng lực của mình. Đó chính là giá trị lớn nhất mà một hệ sinh thái số toàn diện mang lại.

Chương trình “Dòng chảy số” tiếp tục đồng hành cùng khán giả để khám phá những bước tiến mới của công nghệ, những giải pháp góp phần thúc đẩy đổi mới sáng tạo và những mô hình chuyển đổi số tiêu biểu trên cả nước. Mời quý vị đón xem các số phát sóng tiếp theo để cảm nhận rõ hơn nhịp chuyển mình mạnh mẽ của Việt Nam trong kỷ nguyên số.